Los 14 pasos para presentarte a un concurso público

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Cada paso tiene su importancia, y en cada uno vas descubriendo los retos que has de afrontar, los factores de éxito para competir con éxito y tus limitaciones. Presta atención a cada paso, un error pequeño, una interpretación incorrecta o un matiz que no has detectado te pueden dejar fuera.

Sigue los 14 pasos en este orden:

1- De forma general evalúa si los servicios a ofertar están alineados con tu actividad, o si es algo que te interesa construir. Si es sólo por el dinero, es posible que sea más un problema que una oportunidad.

2- Haz un listado en excel de requisitos mínimos, que pueden ser técnicos, administrativos o económicos. En cada fila recoge un requisito, y en la columna de la derecha si ya lo cumple tu empresa, o lo que haría falta hacer para cumplirlo. Si hay alguno que no se puede resolver: olvídate del concurso. Es vital que valores si merece la pena hacer el esfuerzo de poner en marcha las acciones de la columna “qué hacer para cumplirlo”, la inversión en horas y concentración en los concursos es considerable.

3- Averigua y analiza quien está actualmente prestando ese servicio, quien ganó las convocatorias anteriores, revisa los informes de adjudicación para ver las puntuaciones y los criterios de valoración de años anteriores.

4- Organiza el trabajo de acuerdo al proyecto técnico: el equipo que crearías, la planificación, los medios materiales, el contenido, etc… Aquí es donde surgen las dudas antes y durante la prestación del servicio. En este punto es donde has de valorar si es mejor presentarse en UTE, colaborar con otra empresa, si es necesario contratar profesionales externos, etc…

5- Entrevístate con el técnico responsable de la convocatoria para que te de su enfoque, sus preferencias y las claves del concurso (que muchas veces se esconden en los matices). Dan pistas sobre la forma de presentar la documentación, a qué dan más importancia y a qué no tanto.

6- Haz un esquema de puntuación de la oferta, para que sepas a qué apartado le dan más puntuación y a qué menos. A modo de brújula te indicará por donde empezar, a qué dedicarle más o menos tiempo… Crea también una tabla con la hipotética puntuación tuya y de tus adversarios en diversos escenarios.

7- Redacción de la propuesta técnica. Organiza primero el índice intentando que el orden sea el que han establecido los técnicos de la convocatoria. Comprueba en cada apartado de la oferta técnica que se cumple punto por punto todo lo que requieren.

8- Lectura global de la propuesta técnica, para que el documento completo tenga coherencia, sea sencillo de entender y de digerir. La clave es ponerte en la piel de quien va a leer ese mamotreto (junto a otros 8 o 9 librotes como el tuyo)

9- Propuesta económica en el formato que hayan explicitado. Comprueba de ponerlo con o sin IVA, globales o independientes, etc… estos matices podrían tumbarte la propuesta. Generalmente adjuntan los formatos en los que presentar los precios.

10- Atención “sobre administrativo”: es posible que no haga falta imprimir toda la documentación que indica, sino que sólo hayan de presentarse firmados los formularios que suelen proporcionar para las declaraciones de cumplimiento, etc…. Es habitual que el resto de la documentación (copia escrituras, DNI apoderado, CIF, etc…) se lo soliciten solo al ganador del concurso.

11- Elabora e  imprime las etiquetas en los sobres con toda la información correcta, y el título que indican para cada sobre.

12- Antes de meter la documentación y cerrar los sobres comprobar 10 veces que está todo correcto. Una confusión en este punto es como para pegarse un tiro y ocurre con mucha más frecuencia de lo que uno podría pensarse. Haz un checklist con el contenido de cada sobre y vete tachando a medida que vas introduciendo la documentación.

13- Vete a la entregar de la documentación con plazo suficiente, puede haber problemas para aparcar, habérsete olvidado algo…. yendo con prisas se es más propenso a cometer errores y quedarse sin tiempo para corregirlos.

14- Vete personalmente a la apertura de los sobres, si has cometido un error leve es posible que te dejen subsanarlo en el mismo momento. Además conocerás a tus adversarios, el nivel de interés que tiene la oferta, y comentarios varios que surgen durante la ceremonia de apertura que te pueden resultar valiosas.

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